8 de junho de 2017 em Dicas, Eventos, Turismo
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Dicas para organizar os melhores eventos

Le Jardin Caldas Novas

Organizar eventos realmente não é uma tarefa nada fácil e requer muita paciência. São vários fatores e diferentes processos para você pensar e tudo ao mesmo tempo. O lugar ideal, público-alvo e a duração são alguns pontos.

Mas não se desespere. Nós estamos aqui para ajudar. Daremos algumas pontuações e dicas para você organizar os melhores eventos. Fique atento e aproveite para aprender tudo sobre buffets, equipes e lugares ideais.

 

Dica para eventos #1 – Defina o público-alvo e quantidade de pessoas

 Foto: Ingaia

Descubra quem são as pessoas que realmente se interessam pelo seu evento

 

Qual o objetivo do seu evento? Respondendo essa pergunta você já vai conseguir definir quem são as pessoas certas para convidar e a quantidade também.

Você deve pensar no conforto de todos os convidados, então nada de exagerar se não for conseguir atender a todos com a mesma qualidade. Clientes satisfeitos normalmente são os melhores divulgadores da sua empresa.

 

Dica para eventos #2 – Descubra o lugar ideal

 Foto: Arquivo

Lugares espaçosos costumam trazer muito conforto para os convidados

 

A quantidade de pessoas que estarão presentes, a proximidade dos hotéis e hostels da cidade são pontos bem importantes na hora de definir o melhor lugar para realizar o seu evento.

Preze por lugares com fácil acesso e com uma estrutura condizente com o tamanho do que irá produzir. Estacionamento, segurança e cozinha bem equipada podem se tornar pontos decisivos.

Procure por lugares bem espaçosos para conseguir distribuir o público de forma homogênea sem deixar as pessoas desconfortáveis.

 

Dica para eventos #3 – Crie um cronograma de ações

Foto: Nerd Locutor

Estabeleça datas e cobre de suas equipes para não ter surpresas

 

Estabeleça prazos e cobre de seus fornecedores e de sua equipe o cumprimento dos mesmos. Colocar data limite pode te ajudar a deixar o evento bem mais organizado e com chances de consertar qualquer imprevisto.

Essa dica é boa também até para você poder se organizar e deixar a sua agenda mais tranquila. Cobre sempre que puder os seus fornecedores. Eles não atendem somente o seu evento. Então fique sempre esperto com as datas. 

 

Dica para eventos #4 – Defina os melhores fornecedores

 Foto: Chana Sartroom

Faça diversas cotações para descobrir os melhores fornecedores de alimentação

 

Se já tiver trabalhado com os mesmos fornecedores em outros eventos e está satisfeito com eles, não mude de maneira alguma. Continue apostando em uma parceria que está dando certo.

Empresas que trabalham com fornecedores para eventos normalmente atendem mais de um cliente por dia. Sabendo disso, você deve se prevenir e contratar empresas que vão priorizar o seu evento.

 

Dica para eventos #5 – Defina atrações (Palestras/Workshops)

 Foto: Salles Consultoria

Priorize opções regionais para levar como atrações em seus eventos

 

Esses dois modelos de eventos envolvem a contratação de pessoas especializadas no assunto que será tratado no evento. Nem sempre você encontrará essas pessoas em sua cidade.

Pense então nos custos que isso pode gerar. Você precisa pensar em passagens (ônibus ou avião), hospedagem e alimentação dessa pessoa. Se for mais de uma, tente colocá-las no mesmo hotel para facilitar a logística.

Faça os cálculos e estabeleça as prioridades. Convide pessoas que realmente farão seu evento ser único e memorável.

 

Dica para eventos #6 – Tenha boa relação com a equipe

 Foto: Kaleo Software

Converse com todo mundo para descobrir as dúvidas e para ouvir sugestões também

 

Você passará muito tempo com as equipes que trabalharão em seu evento. Então mantenha uma relação positiva e com o mínimo de problemas possíveis. A última coisa que você precisa é ter adversidades e brigas entre os funcionários.

Após o término do evento, cumprimente cada um dos colaboradores e agradeça pelo empenho e esforço deles. Mostre que você dá valor no trabalho deles. Assim sua equipe ficará muito mais satisfeita.

 

Dica para eventos #7 – Pense nos imprevistos (Plano B)

 Foto: Entrepreneur

Se prepare e se possível crie mais de um plano para solucionar imprevistos

 

Pense no que pode dar errado. Isso mesmo, crie diferentes opções caso alguma coisa não saia como você planejou.

Pode ter uma chuva surpresa ou algum colaborador pode ficar doente. Imprevistos não dão nenhum tipo de aviso antes de acontecer.

Tenha algumas cartas na manga para não correr o risco do seu evento fracassar por causa de um simples problema. Se adiante e garanta o sucesso do seu evento.

Ter um pouco de dinheiro extra no dia pode ajudar também, caso precise comprar alguma coisa em cima da hora.

 

Dica para eventos #8 – Use e abuse da tecnologia

 Foto: Blog E-Inscrição

Tenha a tecnologia como sua aliada e use-a para divulgar e ampliar o seu evento

 

GPS, transmissão do evento ao vivo nas redes sociais e impressão de fotos instantâneas. Esses pontos são alguns dos detalhes que podem fazer uma grande diferença no seu evento.

As pessoas gostam de se sentirem imersas no evento. Quanto mais à vontade elas estiverem, maior a chance de elas ficarem felizes de terem participado.

Crie um evento no Facebook, pesquise quais atrações o seu público-alvo quer no evento e qual tipo de refeições eles preferem. Quanto mais informação tiver sobre as vontades do público, maior a chance de eles aderirem e divulgarem. 

 

Dica para eventos #9 – Invista no pós-evento

 Foto: Viking Marketing

Procure manter contato mesmo após o evento terminar através de emails e ligações

 

O evento acabou. O que faço agora? Muita gente se pergunta isso. Algumas coisas bem simples podem ser feitas e provavelmente farão toda a diferença.

Agradeça os participantes, envie por e-mail algum conteúdo único, principalmente se for sobre o tema do evento. Faça uma cortesia, como dar um brinde ou alguma coisa que faça as pessoas lembrarem do seu evento.

Uma boa opção é pedir os dados pessoais (telefone, número do WhatsApp e e-mail) e enviar com um boa periodicidade (de 15 em 15 dias) um e-mail ou mensagem relembrando o evento e falando dos próximos.

 

Pronto! Pode começar a organizar o seu evento. Seguindo esses passos a probabilidade dele ser um sucesso é bem grande.

Se precisar tirar qualquer dúvida ou quiser dar sugestões é só deixar seu comentário abaixo. Teremos o maior prazer em respondê-los.

Que tal fazer o download do nosso Guia Turístico de Caldas Novas? É só acessar o link abaixo e fazer o seu cadastro. Boa viagem!

 

 

Com informações de Printi, Sympla, Portal Administradores, Blog Even 3 e Enraizados

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